Utiliser de la technologie ordinaire pour une amélioration extraordinaire

Les assistants numériques personnels (ANP) et les systèmes de positionnement global (GPS) sont deux des pièces de technologie les plus courantes dans notre vie quotidienne. Les ANP, ou Smartphones, ordinateur de poche, Netbooks et autres tablettes, nous aident à maintenir nos horaires, nos contacts et nos connexions en ligne. Les GPS nous aident à trouver l'emplacement des réunions d'affaires et des restaurants, ainsi que les directions lorsque nous sommes dans des lieux inconnus.

Même si ces outils sont devenus monnaie courante dans certains aspects de notre vie, ils peuvent encore fournir un moyen puissant d'amélioration des processus et des procédures quand ils sont introduits dans le monde du travail. En combinant les ANP et les GPS, la ville de Graz, en Autriche, a simplifié remarquablement les pratiques de travail pour les travailleurs de la ville, gagnant du temps, économisant de l'argent et diminuant les formalités administratives.

Introduire la technologie de poche sur le terrain

En 2008, la ville a mis en place un nouveau programme et a monté des ANP équipés d'une fonction GPS dans les véhicules utilisés par le service municipale Grunraum -appartenant à Grazer Wirtschaftsbetriebe Ltd., responsable des arbres, des espaces verts et des rues de la ville. Travaillant avec Latschbacher, un distributeur autrichien d'ordinateurs portables solides fournis par Handheld, la ville a commandé 60 ordinateurs de poche robustes du modèle TDS Nomad 800, un ANP de haute performance.

Le processus du programme implique une préparation technique, une phase de test, une phase d'adaptation, puis une introduction des ordinateurs en deux étapes. Chaque équipe de Grunraum constituée de deux à quatre travailleurs a un Nomad monté à l'intérieur d'un véhicule. Les équipes qui reviennent aux bureaux centraux chaque jour sont équipées d'un Nomad qui utilise la technologie WLAN pour transférer des données de l'ordinateur de poche à un ordinateur central dans le bureau. Les équipes qui ne se rendent pas au bureau central tous les jours ont des ordinateurs Nomad qui utilisent la technologie GPRS cellulaire pour transmettre les données sur le terrain.

Les nouveaux outils visent à aider dans deux aspects du travail du service: l'entretien des jardins pendant l'été et l'entretien des routes en hiver.

Entretien des jardins: Passer de sept étapes à une seule étape

L'impact de la nouvelle technologie a été immédiat dans l'entretien des jardins. Le flux de travail pour chaque projet a été réalisé presque entièrement sur papier; le travailleur devait enregistrer la zone et la rue en cours de travail, dresser la liste des numéros des tâches individuelles et puis créer et émettre un reçu. Ensuite, le dossier de travail devait être transféré en saisissant les données du document dans un logiciel et les imprimer. Cette impression était ensuite récupérée par le service de facturation de Grazer Wirtschaftsbetriebe, où les données étaient de nouveau transférées dans le système de facturation. Alors, et alors seulement, une facture pouvait être envoyée à la ville. (Le service facture la ville, ce qui permet de contourner le paiement de la TVA.). Vous pouvez donc compter sept étapes avant qu'une facture puisse être imprimée.

Avec les ANP Nomad montés dans leurs véhicules, il suffit maintenant pour les travailleurs de saisir toutes les données dans l'ordinateur en utilisant un logiciel développé avec l'aide du fournisseur autrichien Mobil Data. Ces données, ainsi que les coordonnées GPS de chaque lieu de travail, sont sauvegardées et transmises automatiquement directement dans le système de facturation. Il n'y a plus qu'une seule étape pour l'impression d'une facture.

Entretien des routes : Cartographie sans papier

Lorsque les équipes de Grazer Wirtschaftsbetriebe dégagent les routes de service d'hiver, les sections de route qui sont maintenues pour l'hiver, ils doivent déterminer le moment où chaque route est dégagée pour des raisons d'assurance et de facturation. Dans le passé, ceci était réalisé par le marquage des routes sur les cartes en papier, un processus fastidieux. Grâce aux ANP Nomad, les équipes de travail peuvent maintenant réaliser toute la cartographie sur l'écran de l'ordinateur et la fonction GPS des Nomads assure que l'application correspond précisément aux routes actuellement utilisées. Les données d'itinéraire sont captées électroniquement sur le Nomad et transmises aux bureaux de la ville, où l'information peut être distribuée par les canaux médiatiques adéquats.

Adoption simple par les travailleurs, meilleure information pour les citoyens

Pour tous les changements, et les changements technologiques en particulier, il y a toujours le risque que les travailleurs y soient réticents ou bien soient incapables de s'y adapter. Mais cela n'a pas été le cas pour les travailleurs de Graz.

"Bien sûr, une attention particulière a été donnée pour que les conducteurs et les autres employés soient en mesure d'utiliser le nouveau système" a déclaré Martin Nigitz, directeur de service du Service Grünraum. "Le Nomad est un outil facile à utiliser pour eux."

Les ANP offrent aussi d'autres avantages. Les superviseurs sont en mesure de surveiller les carnets de travail des conducteurs et autres employés, étant donné que les données de travail ont toutes été enregistrées électroniquement. Et lorsque les habitants de Graz ont des questions, les Nomads dernier cri et leur fonction de capture électronique de données permettent aux fonctionnaires de répondre aux demandes de renseignements beaucoup plus rapidement, précisément et correctement.

Pour en savoir plus sur le Nomad, veuillez consulter nos spécifications du produit ou www.ultrarugged.com

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