Pas de paperasserie, pas de devinette : L'utilisation de la technologie portable pour des données d'expédition en temps réel

Tous les jours, dans le monde entier, des conteneurs d'expédition maritime transportent une quantité presque inimaginable de marchandises. Avec l'échelle des systèmes de livraison d'aujourd'hui, un conteneur est comme un arbre dans une immense forêt, mais si conteneur contient votre produit, c'est la pièce de fret la plus importante du monde. Vous voulez savoir exactement où il se trouve, où il va, et quand il arrivera à destination.

Et pourtant, pendant de nombreuses années, l'information du transport et de la livraison était transmise par téléphone et inscrite à la main. Ce système était propice aux erreurs. Mais grâce aux progrès en technologie de la communication et au développement des ordinateurs de poche portables et robustes, les entreprises tournées vers l'avenir d'aujourd'hui utilisent une manière de loin supérieure pour suivre ces conteneurs.

Le manque de communication réduit l'efficacité

Speed OY est une entreprise finlandaise qui met l'accent sur le transport maritime de conteneurs. Pendant presque deux décennies, Speed a transporté des conteneurs maritimes et a fourni des services auxiliaires tels qu'autorisation, dédouanement, déclarations d'importation et d'exportation. En 2008, la société reçut un certificat OEA (Opérateur économique agréé), une désignation commerciale globale signifiant des procédures de douanes fiables et sûres. Speed est une des quatre sociétés finlandaises à avoir reçu le certificat OEA. Avec ses années d'expérience, Speed sait qu'efficacité et communication sont les clés d'un travail bien fait et de clients satisfaits. Gardant cela à l'esprit, la société reconnaît le besoin d'une meilleure façon de travailler.

Les chutes d'un système basé sur la documentation écrite

Dans le passé, les affectations de livraison étaient transmises par téléphone aux routiers qui notaient rapidement les numéros de code du conteneur sur le bout de papier à portée de la main. Il n'y avait pas de système de documentation formel ou efficace. Et même pour une société comme Speed, qui est vraiment engagée dans le service à la clientèle, au moins une fois par semaine, un routier était incapable d'aller chercher un conteneur pour livraison parce que le papier avait été perdu ou le routier avait écrit le mauvais code.

Au delà de l'information de base nécessaire pour aller chercher le conteneur, le système de communication sur papier informel présentait d'autres problèmes. Les routiers devaient aussi écrire le poids du conteneur, l'heure de livraison et d'autres détails sur des bouts de papiers, et ensuite apporter les papiers au bureau du répartiteur lorsqu'ils en avaient le temps. C'était un processus inefficace, prenant trop de temps et qui donnait lieu à trop d'erreurs humaines.

Trouver la meilleure technologie

Speed remania alors le processus. Reconnaissant les avantages de la gestion électronique, la société a investi dans un système de communication utilisant des smartphones. Cela aida le processus de communication, mais les smartphones n'étaient pas particulièrement faciles à utiliser et ils ne pouvaient pas résister aux rigueurs de l'environnement de livraison.

Ce n'est pas avant que la société Speed soit mise en relation avec Handheld Finland OY que la solution arriva vraiment. Handheld, un fournisseur d'ordinateurs portables durables, suggéra le M3 Mobile, un ordinateur de poche robuste et polyvalent qui offre facilité d'utilisation, service fiable en environnement extérieur et différentes fonctions qui répondent aux exigences de Speed.

Aujourd'hui, Speed utilize le M3 Mobile comme ordinateur de véhicule, qui reçoit les affectations de tâches et envoie les informations de livraison en utilisant Internet et la technologie SMS (Short Message Service - Service de messages courts).

Retirer le papier du processus

Les clients passent leurs commandes par Internet, utilisant des identifiants et des mots de passé pour remplir un formulaire sur le site web de Speed. Ce formulaire va au répartiteur de parc de véhicules, qui le transmet par SMS au M3 Mobile du routier approprié. Le message contient les informations comprenant le numéro du conteneur, les instructions de manutention et les numéros de cachets douaniers. Tout au long du processus de livraison, le routier utilise le M3 Mobile pour garder le système à jour avec des informations telles que les heures de départ et d'arrivée, le poids de la charge et les heures de chargement et déchargement. Le système de données simplifie aussi la facturation en envoyant rapidement des factures précises par e-mail.

Le système de communication de Speed représente une partie d'un grand réseau en ligne qui rationalise toute l'industrie du transport. Toutes les personnes concernées par la livraison de produits peuvent maintenant utiliser Internet pour être connectées tout au long du processus: manufacturiers, chargeurs, installations de stockage, dockers, transporteurs et ceux qui finalement reçoivent le produits.

Une plus grande satisfaction de la clientèle

L'utilisation du M3 Mobile augmente à la fois la vitesse et l'exactitude du processus de Speed, qui ne dépend plus des notes dispersées sur du papier. Cela réduit aussi les coûts en éliminant le temps perdu à cause d'erreurs de transcription. Et peut-être ce qui est le plus important, les clients de Speed peuvent suivre le progrès de leurs marchandises en temps réel. Ceci offre aux clients un niveau de service sans précédent, ainsi que satisfaction et sérénité.

Aujourd'hui, le réseau de Speed a presque 1.000 utilisateurs, allant de commettants, transporteurs, consignataires, des transitaires, aux routiers et autres. Normalement, 100 à 150 commandes par jour passent par le système. En gros, 90 pour cent de toutes les activités de transport, dont Speed se charge, utilisent le nouveau système de communication.

Grâce à la polyvalence et aux fonctions technologiques du M3 Mobile, Speed continuera à améliorer le système en allant de l'avant. En 2009, la société ajoutera une étape au processus qui permettra aux consignataires d'attacher une signature électronique à chaque commande.

Au sujet de la solution M3 Mobile

M3 Mobile est un ordinateur de poche qui comprend plusieurs applications intégrées. Speed OY utilise un modèle qui offre GPS, GPRS/EDGE et appareil-photo intégrés. D'autres configurations peuvent inclure des applications telles qu'un lecteur de codes-barres, WLAN 802.11b et un module Bluetooth. Avec son design durable, ce produit peut supporter des chutes de 1,5 mètre et est exceptionnellement flexible et léger. Son indice IP64 signifie que le M3 Mobile résiste à la poussière, à l'eau et aux températures extérieures de -20°C à 50°C.

Pour en savoir plus sur le M3 Mobile, veuillez consulter nos spécifications du produit ou www.ruggedm3.com

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