Verbanning papier maakt einde aan giswerk: gebruik van mobiele technologie voor real-time verzending van gegevens

Elke dag vervoeren zeecontainers een bijna onvoorstelbare hoeveelheid goederen over de hele wereld. Met het grote aantal hedendaagse leveringssystemen is elke afzonderlijke container als een boom in een onmetelijk groot bos, maar als die container uw product vervoert, is het de belangrijkste lading ter wereld. U wilt exact weten waar hij zich bevindt, waar hij naartoe gaat en wanneer hij daar aankomt.

En toch werd vele jaren lang transport- en leveringsinformatie doorgegeven via de telefoon en met behulp van handgeschreven documenten. De kans op fouten met dit systeem was zeer reëel. Maar dankzij de vooruitgang van de communicatietechnologie en de komst van robuuste, mobiele handheld computers, gebruiken vooruitstrevende bedrijven tegenwoordig een veel betere manier om containers te traceren.

Gebrek aan communicatie vermindert efficiëntie

Speed OY is een Fins bedrijf dat gespecialiseerd is in containertransport. Al bijna twee decennia vervoert Speed zeecontainers en biedt het aanvullende diensten aan waaronder het regelen van vergunningen, in- en uitklaren, invoer- en uitvoeraangiftes, enzovoort. In 2008 kreeg het bedrijf een AEO-certificaat (Authorized Economic Operator, dat wil zeggen Geautoriseerd Marktdeelnemer), een internationaal handelscertificaat voor betrouwbare en veilige douaneprocedures. Speed is een van de vier Finse bedrijven die het AEOcertifi caat kreeg toegekend. Met zijn jarenlange ervaring weet Speed dat efficiëntie en communicatie de sleutel zijn om goed werk te kunnen afleveren en klanten tevreden te houden. Met dat in het achterhoofd, zagen ze de noodzaak in voor een betere manier van werken.

De ondergang van het papieren proces

In het verleden werden verzendingsopdrachten voor vrachtwagenchauffeurs telefonisch doorgegeven. De chauffeurs krabbelden de codes van de containers snel op het eerste het beste stukje papier. Er was geen officieel, doeltreffend documentatiesysteem. En zelfs voor een bedrijf dat zo klantgericht was als Speed, was het minstens één keer per week onmogelijk voor een chauffeur om een container op te halen voor levering omdat het stukje papier zoek was geraakt of omdat de chauffeur het verkeerde nummer genoteerd had.

Naast de basisinformatie die noodzakelijk was om de container op te halen, zorgde een op papier gebaseerd communicatiesysteem ook voor andere problemen. Chauffeurs schreven gewoonlijk ook het gewicht van de container, de leveringstijd en andere informatie op stukjes papier en brachten dat papier dan naar het kantoor van de vervoerscoördinator wanneer ze een keer tijd hadden. Het was een inefficiënt en tijdrovend proces dat zorgde voor vele menselijke fouten.

Zoeken naar de beste technologie

Daarom onderwierp Speed het proces aan een grondig onderzoek. Ze zagen de voordelen in van een elektronisch systeem om gegevens vast te leggen en investeerden in een communicatiesysteem dat gebruikmaakte van smartphones. Het droeg bij tot een beter communicatieproces maar de smartphones waren niet zo gemakkelijk om mee te werken en ze waren niet bestand tegen de zware expeditieomgeving waarin ze ingezet werden.

Er kwam pas echt een oplossing tot stand toen Speed contact op nam met Handheld Finland OY. Handheld, een leverancier van duurzame mobiele computers, raadde de M3 Mobile aan, een flexibele, robuuste handheld die gebruiksvriendelijk en betrouwbaar is in extreme omstandigheden. Daarnaast voldeed de veelzijdige M3 Mobile aan de eisen van Speed.

Vandaag de dag gebruikt Speed de M3 Mobile als terminal in voertuigen die opdrachten ontvangt en leveringsinformatie doorstuurt door middel van het internet en sms-technologie (Short Message Service).

Proces zonder papier

Klanten hebben een paswoord en een persoonlijke gebruikersnaam waarmee ze een formulier invullen op de website van Speed om bestellingen te plaatsen. Dit formulier gaat naar de vervoerscoördinator die het in de vorm van een sms-berichtje doorstuurt naar de M3 Mobile van de juiste chauffeur. Het bericht bevat gegevens zoals het nummer van de container, laad- en losinstructies en nummers van douanezegels. Gedurende het gehele leveringsproces gebruikt de chauffeur de M3 Mobile om het systeem up-to-date te houden met informatie zoals vertrek- en aankomsttijden, gewicht van de lading en laad- en lostijden. Het systeem stroomlijnt ook het facturatieproces dankzij het snel versturen van correcte facturen per e-mail.

Het communicatiesysteem van Speed is een onderdeel van een groter online netwerk dat de hele transportindustrie stroomlijnt. Iedereen die te maken heeft met het leveren van een product kan nu het internet gebruiken om tijdens het proces in contact te blijven met elkaar: fabrikanten, expediteurs, magazijnmedewerkers, havenarbeiders, transporteurs en de eindklant van het product.

Verhoogde klantentevredenheid

Het gebruik van de M3 Mobile verhoogt zowel de snelheid als de nauwkeurigheid van het proces bij Speed en er wordt geen gebruik meer gemaakt van papieren facturen. De oplossing verlaagt ook de kosten want er is geen tijdsverlies meer als gevolg van schrijffouten. Wat misschien nog het meest belangrijk is, is dat de klanten van Speed de vooruitgang van hun zendingen in realtime kunnen bekijken. Dit biedt klanten een ongekend serviceniveau met als resultaat een hoge klanttevredenheid en veel vertrouwen in Speed.

Vandaag zijn er bijna 1.000 gebruikers in het Speednetwerk waaronder afzenders, ontvangers, expediteurs, vrachtwagenchauffeurs en anderen. Gewoonlijk gaan er dagelijks 100 tot 150 opdrachten door het systeem. Bij bijna 90 procent van alle transportopdrachten die Speed behartigt, wordt het nieuwe communicatiesysteem gebruikt.

En dankzij de veelzijdigheid en de technologische mogelijkheden van de M3 Mobile, zal Speed het systeem blijven verbeteren. In 2009 zullen ze nog een stap toevoegen aan het proces waarbij ontvangers aan elke bestelling een elektronische handtekening kunnen toevoegen.

Over de M3 Mobile

M3 Mobile is een handheld computer met meerdere geïntegreerde toepassingen. Speed OY gebruikt een model met ingebouwde GPS-ontvanger, GPRS/EDGE en een digitale camera. Andere configuraties hebben toepassingen zoals een barcodescanner, WLAN 802.11b modem en een Bluetooth module. Met zijn robuuste ontwerp is dit product valbestendig tot 1,5 meter en uitzonderlijk veelzijdig en licht. De M3 Mobile heeft de IP64 specificatie, wat betekent dat het toestel bestand is tegen stof en water, en ook tegen extreme buitentemperaturen van -20°C tot 50°C.

Voor meer informatie over de M3 Mobile verwijzen wij u graag onze productspecificaties of naar www.ruggedm3.com

Back